14 . 06 . 2019

Kanban aqui, kanban acolá.

Metodologia & card de sinalização.

Falar de metodologia ágil está sendo essencial para a sobrevivência das empresas e para acompanhar o ritmo das inovações. Mas como podemos organizar agora as demandas e prioridades com times enxutos e habilidades diversas? É por isso que algumas metodologias estão ganhando força e o Kanban é uma delas. Na Wiz, utilizamos bastante e, recentemente, tivemos um workshop para tirar todas as dúvidas do processo. Achei que seria legal compartilhar. Então, vamos começar do básico! (:

O que é Kanban?

Mas como e onde aplicar o kanban na vida? (:

Em administração da produção, kanban é um cartão de sinalização que controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. O cartão pode ser trocado por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados.

Já quando falamos de desenvolvimento ágil de softwares e serviços, o Kanban é uma estrutura direcionada a pull systems consagrado por David Anderson usada para implementar projetos e feita em tempo real, com transparência de tudo o que está sendo realizado de forma visual e permitindo que toda a equipe veja o status das demandas a qualquer momento. E não precisa usá-lo somente em âmbito profissional, não. O sistema é também uma ótima opção para ajudar na organização pessoal. Vamos começar pelo básico: construir um quadro kanban. Você pode fazer isso com post-its ou com algumas ferramentas digitais disponibilizadas o TrelloTaigaPlannerKanboard

Normalmente são 3 colunas existentes no board de kanban: to dodoing e done. Aqui, utilizamos mais algumas colunas:

1. Demandas: onde colocamos as atividades que precisam ser feitas e começar a analisar.

2. Análise: demandas que já foram visualizadas e estão sendo analisadas para poder organizar quem vai executar, o que precisa ser feito e o que mais precisar ser analisado dentro daquela demanda.

3. Bloqueado: Algumas tarefas depois de analisadas podem precisar de algo que não temos naquele momento. Ao sinalizar como bloqueada, fica evidente para o time que aquela tarefa precisa de algum recurso para dar vazão e passá-la para a próxima coluna, a de execução.

4. Execução: São as demandas já priorizadas e que estão sendo realizadas pela equipe. Também temos uma coluna de bloqueadas para as que estão em execução, no mesmo sentido da coluna de bloqueadas no nível de análise.

5. Prontas: São as demandas que já foram entregues pela equipe.

Isso é legal para você ver que o kanban é flexível e você pode (e deve) adaptá-lo para o seu universo.

Algumas dicas de como visualizar o quadro de kanban

E quais os benefícios disso?

Saindo do modelo tradicional onde os gestores eram os centralizadores de informação e delegavam tarefas aos seus liderados, o kanban dá a oportunidade de estruturar a equipe de uma nova forma e isso traz alguns benefícios ao trabalho e, principalmente, à entrega do serviço idealizado.

1. Você consegue gerenciar e medir o fluxo das demandas. Quando a equipe pode ver os dados, é mais fácil detectar os gargalos ou falta de recursos no processo podendo removê-los ou ajustá-los no que for preciso. O tempo de início de uma entrega até a sua conclusão também reduz. Ao otimizar o tempo de ciclo, a equipe pode prever com confiança a entrega do trabalho futuro.

2. Tudo em tempo real! A ideia de ser visual é para que as pessoas possam movimentar e rapidamente ter noção das demandas que estão sendo realizadas. Inclusive fica mais fácil ajudar quem precisa no processo.

3. Priorizações mais fáceis. Dependendo da ordem que as demandas se apresentam no kanban, você consegue saber o nível de urgência que aquela demanda precisa ser realizada e essa informação não fica apenas com os gestores, a equipe inteira consegue visualizar as prioridades do projeto tendo noção de que recurso estará alocado para realizá-la.

4. O famoso Multitasking não tem vez. O paralelismo mata eficiência e o Kanban mostra que a filosofia do “pegue menos, entregue mais” funciona melhor do que dividir a capacidade dos recursos em várias atividades. Quanto mais itens de trabalho em movimento, em um determinado momento, mais troca de contexto, o que dificulta o caminho para a conclusão. Um dos valores centrais é o foco na melhoria contínua da eficiência e eficácia da equipe com cada iteração do trabalho.

É bom lembrar!

Surgem algumas dúvidas pelo caminho e algumas conseguimos mapear no workshop e pode ser a sua também.

Por exemplo, num mundo hipotético (hahaha) pode surgir uma demanda mega urgente fora do planejamento. O que fazer?

a) joga tudo fora, pra quê kanban nessas horas. Tem que fazer!

b) a demanda urgente entra na fila. Mal chegou e já quer sentar na coluninha de execução.

c) reprioriza todas as demandas.

Nessa situação, o ideal seria repriorizar todas as demandas do board. As anteriores ficariam bloqueadas ou pausadas e a urgente passaria no nível de priorização. Não se deve parar o time inteiro para resolver, somente o necessário para aquela demanda entrar na fila de execução do board. Lembre-se de não fazer o paralelismo nas demandas! Isso reduz a capacidade de entrega do seu time.

Ah! Se bloquear tarefas, não se esqueça de sinalizar no board. A sua equipe precisa entender o que está havendo e porquê aquela demanda/card está sendo despriorizado, certo?

Mas, não tem também aquela metodologia que parece o kanban? O scrum?

Algumas pessoas tendem a confundir a forma como o kanban é realizada com uma outra metodologia muito popular também, o Scrum, por também lidar com fluxos de processos. Vi esse gráfico super interessante que pode ajudar a clarear as diferenças e como ambos podem ajudar a otimizar seu projeto.

Por fim, algumas métricas que podemos tirar do Kanban:

1. Tempo que a atividade permanece no board

2. Número de atividades finalizadas na semana

3. Média de tempo de atividades da semana

4. Média de tempo de atividades que são iniciadas e finalizadas

5. Quantidade de atividades que sofrem bloqueios

6. Qual das colunas está gerando maior bloqueio ou gargalo

7. Qual o nível de capacidade da minha equipe durante a semana

E por aí, vai! O kanban pode ser uma ótima ferramenta para auxiliar a otimizar sua equipe e os processos dela. Normalmente as empresas esquecem do fundamental na hora de criar os projetos: a capacidade do seu time e o kanban pode ajudar (e MUITO!) a dar visibilidade para o seu fluxo de demandas. Algumas ferramentas já possuem a visualização em kanban e podem te ajudar a começar já. Vou deixar alguns links de referência. Espero que seu projeto saia do papel! ❤

Quando o kanban pode ser melhor que o scrum?

● https://medium.com/@mdalmijn/when-is-it-better-to-use-kanban-than-scrum-d5032b658ac3

● https://blog.runrun.it/o-que-e-kanban

Rayssa Araújo — Designer de UX